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How to make Accounting Books for Real Estate Investment in Japan

Japanese Real Estate Investment and Accounting Books 日本の不動産投資と会計帳簿

Blue and white tax returns 青色申告と白色申告

How do you become a Blue Return Filer?  青色申告者になるには?

Major benefits of filing a blue return  青色申告の主な特典

Journal Entry Examples – Property Tax

Journal Entry – Stamp Duty = Inshi Zei

Journal Entry – Registration fee

Journal entry examples – Acquisition Tax

Journal entry examples – Fire Insurance

Journal entry examples – Real estate brokerage fee

Journal entry examples – Post-purchase remodeling expenses

Journal entry examples – Pro Rata Rent (Hiwari Yachin)

Journal entry examples – Security deposit received

Journal entry examples – Depreciation expense

Journal entry for sole proprietorship 

How to make an Accounting Book for Real Estate Investment in Japan

あなたが日本で不動産を購入し、人に貸して、家賃をうけとるとします。

You buy real estate in Japan, rent it out, and receive rent.

その場合、あなたは不動産投資での利益の額を計算して、税金を払う必要がありますね。
In that case, you have to calculate the amount of profit on your real estate investment and pay taxes on it.

そして、毎年税務申告書(確定申告書といいます)を税務署へ提出し、税金を支払う必要があります。
You must then submit a tax return (called an income tax return) to the tax office each year and pay your taxes.

もちろん、あなたの不動産投資が利益を生まなかった場合には、税金を支払う必要はありません。
Of course, you do not have to pay taxes if your real estate investment did not generate any profit.

あなたの不動産投資での利益の額を計算するために、あなたは会計帳簿をつくる必要があります。
In order to calculate the amount of profit on your real estate investment, you will need to make accounting books (Kaikei Chobo).

あなたの不動産投資が利益を生んでいない(赤字でも)場合でも、会計帳簿は作る必要があります。
Even if your real estate investment is not generating a profit (even if it is in the red), you still need to keep accounting books.

そこで、会計帳簿のつけ方をできるだけやさしく説明してみたいと思います。
Therefore, Let me try to explain it as clearly as I can to you.

今は2022年だとします。
Let’s say it is now the year 2022.

この場合には、2022年1月1日から2022年12月31日までの間の利益の額を計算することになります。
In order for you to pay taxes on your real estate investments, you must calculate your profits and the amount of taxes yourself.
In this case, you will calculate the amount of profits on the real estate investment for the period between January 1, 2022 to December 31, 2022.

利益の額を計算するには、1月1日から12月31日までに受け取った家賃(収入)と支払った費用(経費というね)をノートなどに記録しておく必要がある。
To calculate the amount of profit, you need to record the rent received (income) and expenses paid (expenses) from January 1 2022 to December 31, 2022. You need to record them in a excel file or something similar.

このノートを会計帳簿といいます。
This excel file is called an accounting book.

この会計帳簿と、それに関連する書類(賃貸借契約書、領収書など)を保管しておいてください。
You should keep this accounting book and related documents (lease contracts, receipts, etc.) for seven years.

また、あなたが受け取る家賃収入の金額などによっては、あなたは消費税を支払う必要がある。
Also, depending on the amount of rental income you receive, etc., you will be required to pay consumption tax.

2020年中の家賃収入が10,000,000円を超える場合で、あなたが貸している不動産が事務所の場合には、あなたは、消費税を支払う必要があるかもしれません。
If your rental income during 2020 exceeds 10,000,000 yen and the property you are renting out is an office (not renter’s residence), you may be required to pay consumption tax.
If you need to pay it for 2022, you will pay it in March 2023.

ここで青色申告と白色申告の意味を簡単に説明をしてみます。
Here is a brief explanation of the meaning of blue tax returns(Aoiro Shinkoku) and white tax returns (Shiroiro Shinkoku).

あなたが会計帳簿を作るときに、複式簿記の方法を使います。また、不動産投資を始めてから2か月以内に税務署に”私は青色申告を使います”と申請書を提出します。
When you prepare your accounting books, you use the double-entry bookkeeping method. You also submit an application to the tax office stating “I will be a blue filer. (within two months of starting to invest in real estate).

するとあなたは青色申告者と呼ばれる納税者になります。
You then become a taxpayer, called a blue filer.

その結果、不動産投資から発生した売り上げから10万円が差し控えれます。その結果、税額が安くなります。
As a result, 100,000 yen will be deducted from the sales amount generated from your real estate investment. As a result, your tax amount will be reduced.

この100,000円を青色申告控除といいます。
This 100,000 yen is called the special blue return deduction.

もし、一年間の不動産投資の利益が100万円だとすると、所得税率は5パーセント。だから不動産投資からの利益から10万円差し引かれても、節税でのメリットは5,000円しかありません。
(10万円×5パーセント)
If the profit from real estate investment in 2022 is 1 million yen, the income tax rate will be 5 percent. Therefore, even if 100,000 yen is deducted from the profit from real estate investment, the benefit in tax reduction is only 5,000 yen.
(100,000 yen x 5 percent)

しかし、青色申告のメリットは他にもあります。
But there are other advantages to filing a blue return.

青色申告では損失の繰り越しもできるのです。
In the case of the blue tax return, losses can also be carried forward.

2022年の不動産投資で赤字になった場合に、その赤字を3年間繰り越しすることができるのです。
If you incur a loss on your real estate investment in 2022, you can carry that loss forward for three years.

2022年の不動産投資で100万円の赤字になったとします。2023年に30万円の利益、2024年に40万円の利益、2025年に30万円の利益を得ました。
Suppose you incur a loss of 1,000,000 yen on your real estate investment in 2022. You have a profit of 300,000 yen in 2023, and profit of 400,000 yen in 2024, and profit of 300,000 yen in 2025.

この場合、2022年の赤字の100万円を繰り越せば、2023年から2025年には不動産投資での所得税は払わなくて済みます。
In this case, if you carry forward the loss of 1,000,000 yen for next 3 years, you will not have to pay income tax on your real estate investment from 2023 to 2025.

また、不動産投資をして銀行からお金を借りようとする場合には、貸借対照表と損益計算書を作る必要が出てくるでしょう。
Also, if you invest in real estate and try to borrow money from the bank, you will need to prepare a balance sheet and income statement.

不動産投資のメリットはお金を借りて行うことによるレバレッジ効果です。
The advantage of real estate investing is the leverage effect of borrowing money.

一方で白色申告者は、10万円の所得控除(不動産投資での売り上げから10万円を差し引くこと)や、損失の繰り越しはできません。
On the other hand, white return filers cannot use a ¥100,000 income deduction (deducting of ¥100,000 from sales amount from real estate investments) or carry forward losses.

その代わり、帳簿の作成は簡単です。貸借対照表や損益計算書を作る必要はありません。
Instead, bookkeeping is simple. There is no need to create a balance sheet nor income statement.

でも、あなたはきっとパソコンの会計ソフトを使って帳簿をつくるでしょう。それなら、複式簿記という帳簿をつくるのは難しくありません。
But you will probably use accounting software on your computer to create your accounting books. Then it is not difficult to create accounting books called double-entry bookkeeping.

“Example of double-entry bookkeeping

29th November 2022 / cash 100 yen / rental fee 100 yen “

パソコンを使って複式簿記を作り、青色申告者になるでしょう。
You would use a computer to create a double-entry bookkeeping system and would be a blue-return filer.

Ⅰ 白色申告者の会計帳簿とその記帳のしかた
I. Accounting Books and Recordkeeping Procedures for White Return Filers

(1) 記帳制度
(1) Bookkeeping System

もし、2020年または、2021年に不動産投資により利益が生まれた場合には、あなたは決められた種類の会計帳簿をつくる必要がある。
If your real estate investment generates a profit in 2020 or 2021, you will need to keep a set of accounting books.

その帳簿には、収入や支出の額を書いておく。
In that ledger, you should write down the amount of your income and expenses.

白色申告の場合には、簡単な方法で会計帳簿を作ることができる。
For white tax returns, accounting books can be prepared in a simple manner.

例えば、あなたは、1月31日に賃借人の山田さんから10円、1月31日に秋山さんから20円の家賃を受け取ったとする。
For example, you received 10 yen from your tenant Mr. Yamada on January 31 and you received 20 yen from Mr. Akiyama on January 31.

この場合には、
In this case, if you record

1月31日 山田さんから 家賃 10円
“Jan. 31 From Mr. Yamada, rent 10 yen

1月31日 秋山さんから 家賃 20円
Jan. 31 From Mr. Akiyama rent 20 yen “

と書くのは面倒くさい。
it is troublesome to write

この場合には
In this case, in the case of white tax return,

”1月31日 家賃 30円” と会計帳簿に書くことができる。
“”Jan. 31 – Rent 30 yen”” can be written in the accounting books.

しかし、白色申告の場合、あなたは節税のための方法を使うことができない。だから、この説明書では青色申告をするための方法について説明をしてみます。
However, if you file a white return you cannot use the methods to save taxes. So, in this instruction, I will try to explain how to file a blue return.

Ⅱ 青色申告者になるには?

Ⅱ How do I become a Blue Return Filer? 

青色申告では、ちょっとだけ手間のかかる会計帳簿を作ります。そして、その会計帳簿を元に不動産投資での利益を計算、そして税金の支払いをすることです。

In the blue tax return system, you create an accounting book, which requires a bit more work. The taxpayer then calculates the profits from the real estate investment based on those accounting books, and then pays the taxes.

1 青色申告の手続き

1 Procedures for filing a blue tax return

これから青色申告を始める方は、青色申告を始めようとする年の3月15日までに、税務署に「所得税の青色申告承認申請書」を提出してください。

If you are going to start filing a blue tax return, you must submit an “Application for Approval of Blue Return for Income Tax” to the tax office by March 15 of the year you intend to start filing a blue return.

With the “Application for Approval of Blue Return for Income Tax”, you declare that you “want to become a blue return filer”.

今は2023年1月1日だとします。♥

Let’s assume that the current date is January 1, 2023. ♥

あなたは、2022年5月1日に不動産投資を始めました(白色申告で)。そして、2023年からは青色申告者になりたい場合には、2023年3月15日までに、”青色申告者になりたいです”という書類を税務署へ提出する必要があるよ。

You started investing in real estate on May 1, 2022 (on a white tax return). And if you want to become a blue filer from 2023, you need to submit the document “I want to become a blue filer” to the tax office by March 15, 2023.

なお、年の途中で不動産投資を始めた場合に、その年度から青色申告者になりたい場合には、、”青色申告者になりたいです”という書類を、不動産投資の開始から2か月以内に税務署へ提出すれば大丈夫です。

If you started real estate investment in the middle of the year and want to become a blue taxpayer from that year, you only need to submit the “I want to become a blue taxpayer” form to the tax office within two months of the start of your real estate investment.

上の例では、2022年7月1日までに、この書類を税務署へ提出すれば、2022年中の家賃収入について青色申告特別控除が使えます。

In the example above, if you submit this document to the tax office by July 1, 2022, you can use the special blue tax return deduction for rental income during the year 2022.

2 青色申告の主な特典

2 Major benefits of filing a blue return 

(1) 青色申告特別控除
(1) Blue tax return special deduction

あなたが不動産貸付業をして、青色申告をする場合は、青色申告特別控除として、最高10万円を控除することができます。
If you are a real estate lender and file a blue return, you can deduct up to 100,000 yen as a special blue return deduction.

課税所得を減らすことができちゃいます。

This can reduce your taxable income.

また、青色申告者の方で、あなたの不動産投資が事業的規模で、複式簿記で会計帳簿を作る場合には、最大650,000円の控除を受けることができます。

In addition, if you are a blue filer and your real estate investment is business scale and you keep accounting books using double-entry bookkeeping, you can receive a deduction of up to 650,000 yen.

あなたが10部屋以上のマンションを買って、人に貸す場合には事業的規模となれます。

If you buy more than 10 apartments and rent them out to renters, you can qualify for the business scale deduction.

でもたいていの人はマンションを10部屋以上も買わないと思います。
However, most people do not buy more than 10 apartments.

また一戸建ての場合には5部屋以上貸せば良いかとになっています。
In the case of a detached house, you only need to rent out 5 or more houses.

(2)純損失の繰り戻し

(2) Carry-back of net loss

青色申告の場合には、赤字の繰り越しのほかにも、赤字の繰り戻しもできます。

In the case of a blue return, in addition to carrying forward a net loss, it is also possible to carry back a net loss.

あなはた、2022年と2023年に青色申告者でした。

You were a blue filer in 2022 and 2023.

2022年の不動産投資での利益で10万円を2023年3月に支払いました。

You paid 100,000 yen in March 2023 on profits from real estate investments in 2022.

2023年はあなたの不動産投資は3万円の赤字でした。

In 2023, your real estate investment had a loss of 30,000 yen.

この場合、あなたは3万円の損失を2022年に繰り戻してすでに支払いをした10万円から3万円を返してもらうことができちゃいます。

In this case, you can carry back the loss of 30,000 yen to 2022 and get 30,000 yen back from the 100,000 yen you already paid.

それでは、具体的な仕訳例を見ていきましょう。

Now, let’s look at some specific journal entry examples 

Property Taxes

When you buy real estate (land and building), prorate settlement of property tax is performed.

Assumed that the purchase price of the real estate is 1000 yen (900 yen for the land and 100 yen for the building). The amount of property tax for one year is 365 yen. Then on April 25th you paid 1000 yen to the seller and took ownership of the real estate.

900 yen (land)
100 yen (building)
365 yen (annual property tax)
25th April

At this time, you pay ¥250 to the seller as a settlement of property tax (Seisan Kin=精算金=清算金).

Because, 365 yen is taxed the seller as property tax. 

That is the property tax for the period from April 25 to December 31 (there are 250 days from 25th April to 31st December).

You are owner on and after 25th April. So, seller hopes you to pay it on his behalf.

Formula: 365 yen x 250 days / 365 days = 250 yen

This 250 yen is included in the acquisition price of the real estate for accounting purposes.

This 250 yen is added to the purchase price of the land and building of 1,000 yen.

The formula for the property tax settlement for the building is: 250 yen x 100/1000 = 25 yen.

The formula for the property tax settlement for the land is 250 yen x 900/1000 = 225 yen.

Therefore, the price of the building is 100 + 25 = 125 yen

The price of the land is 900 + 225 = 1125 yen

The journal entries are

Building 125 yen / Savings account 125 yen

Land 1125 yen / Savings account 1125 yen

You will depreciate this 125 yen every year gradually.

Just in case, in Japanese language…..

固定資産税の精算金について

あなたが、不動産(土地と建物)を買うとき固定資産税の按分精算が行われます。

不動産の売買代金が1000円(土地900円、土地が100円)。一年間の固定資産税の金額が365円。そして4月25日にあなたは1000円を売主に支払い、不動産の所有権を取得しました。

このとき、あなたは250円を固定資産税の精算金として売主に支払います。

4月25日から12月31日までの分の固定資産税ですね。

計算式:365円×250日/365日=250円

この250円は、会計上は不動産の取得価格に含まれます。

この250円を土地と建物の売買価格1000円に加えます。

建物の分の固定資産税の精算金の計算式は、250円×100/1000=25円。

土地の分の固定資産税の精算金の計算式は、250円×900/1000=225円。

よって、建物の価格は100+25=125円

土地の価格は900+225=1125円

仕訳は

建物 125円 / 普通預金 125円

土地 1125円 / 普通預金 1125円

この125円について、毎年減価償却をしていくことになるよ。

Stamp Duty 

If you have a real estate sales contract in writing (i.e., if it is not an electronic document), you must affix revenue stamps to the sales contract. Stamp duty is paid by buying and affixing revenue stamps to the real estate sales contract paper. The amount of the stamp tax depends on the amount of real estate you’re buying and selling.

If the sales price of the real estate is 5,000,000 yen, you will affix revenue stamps worth 1,000 yen.

If the sales price of the real estate is 50,000,000 yen, you must affix 10,000 yen worth of revenue stamps.

The cost of buying these revenue stamps is an expense (deductible expense). In other words, you can reduce the amount of income and profit in the year of purchase. So, you can also reduce the amount of tax.

Journal entries

Taxes and dues (租税公課)10,000 yen / Cash(現金) 10,000 yen

Also, when you buy an investment property and pay the seller for it, you will receive a receipt from the seller.

You need to affix revenue stamps to the receipt as well.

不動産売買契約書を書面で作った場合には(つまり、電子的書類でない場合)、売買契約書には収入印紙を貼ります。収入印紙を買って貼ることで印紙税を払います。印紙税の額は、不動産の売買金額によって変わるよ。

不動産の売買金額が5,000,000円ならあなたは、1,000円分の収入印紙を貼り付けます。

不動産の売買金額が50,000,000円ならあなたは、10,000円分の収入印紙を貼り付けます。

この収入印紙を買うための費用は、経費(損金)になります。つまり、買った年度の所得の額、利益の額を減らすことができます。だから、税金の額も減らすことができるよ。

仕訳:
租税公課 10,000円 / 現金 10,000円

また、あなたが投資用の不動産を買って、売主に代金を支払うと、あなたは売主から領収書をもらいます。

その領収書にも収入印紙を貼る必要があるよ。 

Registration fees (registration tax, judicial scrivener’s fee)

When you acquire a property, you will incur registration costs (registration tax, judicial scrivener’s fee) to change the information on the registration to your name.

These costs are accounted for as necessary expenses (deductible expense).

登記費用(登録免許税、司法書士報酬)

あなたが不動産を取得したときに、自分の名前に登記の情報を変更するために、登記費用(登録免許税、司法書士報酬)がかかります。

この費用は、必要経費に計上します。

Real Estate Acquisition Tax

About three to six months after you purchase a property you will receive a bill for real estate acquisition tax.
If you do not live in Japan, someone in Japan can receive it on your behalf.

You bought the property in December 2022. In April 2023, you received and paid the real estate acquisition tax bill (100 yen).

You can include this 100 yen as a deductible expense when calculating your income (profit from real estate investment) in 2023.

Journal entry:.
Taxes and dues 100 yen / Cash 100 yen

不動産取得税

あなたが不動産を購入後、3ヵ月~6ヵ月後くらい経過するとあなたは不動産取得税の請求書を受け取ります。
もし、あなたが日本に住んでいない場合人は、日本にいるだれかが代わりに受け取ることができます。

あなたは、2022年12月に不動産を買いました。そして、、2023年の4月に不動産取得税の請求書(100円)を受け取り、支払いました。

この100円は2023年の所得(不動産投資での儲け)を計算するときに損金に含めることができるよ。

仕訳:
租税公課 100円 / 現金 100円

Fire insurance 

If you pay fire insurance premiums for two years, you will capitalize the following year’s portion as prepaid expenses (meaning that a portion of the premiums you paid will not be deductible in the year you paid them).

On July 1, 2023, you paid 24 yen for fire insurance premiums for the period July 1, 2023 through June 30, 2025.

In this case, ¥6 can be included in the 2023 expense (from July, 2023 ~ December 2023, there are 6 months).

Journal entry
July 1, 2023        Insurance premium 24 yen / Savings account 24 yen

Journal entry for settlement of accounts (Kessan Shiwake)
December 31, 2023           Prepaid expenses (前払費用=MaeBarai Hiyou)18 yen / Insurance premiums 18 yen

January 1, 2024

Premiums 18 yen / Prepaid expenses 18 yen

But it wouldn’t be much of a problem if you included the entire 24 yen in your 2023 expenses.
(The journal entry above is tedious)

火災保険

2年間分の火災保険料を支払った場合には、翌年の分については前払費用として資産計上します(払った保険料の一部は、払った年の損金にはならないっていうこと)。

2023年7月1日に、2023年7月1から2025年6月30日までの火災保険料として24円を払いました。

この場合、6円を2023年度の経費に含めることができます。

仕訳
2023年7月1日 保険料 24円/普通預金 24円

決算整理仕訳
2023年12月31日 前払費用 18円/保険料 18円

2024年1月1日

保険料 18円/ 前払費用 18円

でも、あなたが24円全額を2023年の経費に含めても、たいした問題ではないよね。
(上の仕訳は面倒くさい)

Real estate brokerage fee  

When you buy real estate, you will hire a real estate broker and pay her a broker’s commission (100 yen).

This 100 yen is not includable in deductible expenses (経費) and is included in the acquisition price of the real estate.

You bought a building in April 2023 for ¥900 (no land) and paid the brokerage fee of ¥100.

In this case, you would include ¥100 in the price of the building. This means that this ¥100 will not be deductible in the year 2023.

Journal entry
Building 1,000 yen / Cash 1,000 yen

This ¥1,000 will be depreciated every year.

不動産の仲介手数料 (just a translation)

あなたが不動産を買うときには、不動産の仲介会社を雇って、彼女に仲介手数料(100円)を払うでしょう。

この100円は損金に含めることができず、不動産の取得価格に含めることになります。

あなたは、2023年4月に900円の建物を買い(土地は無し)、仲介手数料100円を払いました。

この場合、100円を建物の価格に含めます。つまりこの100円は2023年度の損金にはならないということです。

仕訳
建物 1000円 / 現金 1000円

この1000円を毎年減価償却していくことになります。

Post-purchase remodeling expenses  

Suppose you bought a house that is still usable and you repaired the defects; you paid ¥700,000 in January 2023. You can include this ¥700,000 in your deductible expense for the year 2023.

But suppose you bought a building that is rundown and unusable, and paid ¥700,000 to make major repairs to make it usable. In other words, you increase the property value of the house. In this case, the ¥700,000 cannot be included in the 2023 deductible expense.
It should be capitalized as part of the price of the building itself.

If you capitalize the repair cost as part of the price of the building

Building 700,000 yen / Cash 700,000 yen

If you paid ¥199,999 to completely renovate your ramshackle and unusable home.

This ¥199,999 is a repair expense (修繕費=shuzenHi)and can be included in your 2023 loss.

journal entry
Repair expenses 199,999 yen / Cash 199,999 yen

購入後リフォーム費用

あなたがまだ使える家を買って、不具合を修理したとします。2023年1月に700,000円を支払いました。この700,000円は2023年度の損金に含めることができます。
でも、ぼろくて使えないような建物を買って、使えるように大規模な修理をするために700,000円を払った場合。つまり、家の資産価値を上げた場合。この場合には、700,000円は2023年の損金に含めることはできない。
建物本体の値段の一部として、資産計上する。

あなたが修繕費用を建物の価格として計上する場合

建物 700,000円 / 現金 700,000円

購入した減価償却資産の取得価額には、引取運賃、荷役費、運送保険料、購入手数料、関税などその資産の購入のために要した費用も含まれます。

不動産を購入するにあたり、不動産会社に支払う仲介手数料は購入手数料に該当しますので、資産の取得価額に計上することになります。

あなたが、ぼろくて使えない家を全面リフォームするために199,999円を支払った場合。

この199,999円は修繕費として、2023年度の損金に含めることができます。

仕訳

修繕費 199,999円 / 現金 199,999円

Pro Rata Rent (Hiwari Yachin) 

You bought an investment property from Mr. Yamada on February 22, 2023. (The price of the real estate is 100 yen)

The tenant has already paid the rent (31 yen) for March 2023 to the seller, Mr. Yamada.

But you are entitled to this 31 yen.

Therefore, you will offset the 31 yen with the sales price you paid to Mr. Yamada.

Therefore, you will pay 69 yen to Mr. Yamada.

Journal entry

Cash 31 yen / Real estate income 31 yen

日割り家賃

あなたは2023年2月22日に投資用不動産を山田さんから買いました。(不動産の価格100円)

賃借人は、2023年3月分の家賃(31円)を売主の山田さんへすでに支払い済みです。

でもこの31円はあなたがもらう権利をもっています。

だから、31円とあなたが山田さんへ支払う売買金額を相殺します。

だから、あなたは山田さんへ69円を払うことになります。

仕訳

現金 31円 / 不動産所得 31円

Security deposit received 

The tenant has deposited a security deposit of 10 yen with Mr. Yamada (the seller).

You have taken over this security deposit from Mr. Yamada.

This 10 yen will be set off against the sales price you pay to Mr. Yamada.

Therefore, the 100 yen of the sales price is offset by the 10 yen of the security deposit you have taken over.

Therefore, you will pay 90 yen to Mr. Yamada.

Journal entry

Cash 10 yen / Deposit received 10 yen

預かっている敷金

賃借人は、山田さん(売主)へ10円の敷金を預けています。

この敷金をあなたは山田さんから引き継ぎました。

この10円はあなたが山田さんへ支払う売買代金と相殺します。

だから売買代金の100円と、この引き継ぐ敷金10円を相殺します。

よって、あなたは山田さんへ90円を支払うことになります。

仕訳

現金 10円 / 預り金 10円

Depreciation expense 

You have purchased land and a building. You can account for depreciation expense on the building. The value of the building will gradually decrease as time goes by. Therefore, you can account for (book) the decrease in accounting book.

If you buy a 10,000,000 yen apartment for investment in 2023 and earn 1,200,000 yen from rental income, you cannot record the 10,000,000 yen as a deductible expense in 2023 at once.

Buildings are used for many years. So it is to be expensed over a number of years.

To calculate at what rate and at what speed the value of the building will decline, you need to find out the legal useful life of the building (法定耐用年数).

The legal useful life is the tentative life of the building. For a residential (i.e., not used as an office) wooden building, the useful life is 22 years.

For steel-framed reinforced concrete buildings such as apartments, the legal useful life is 47 years.

After 22 or 47 years, the value of the building is considered to be zero. (In fact, apartments built 50 years ago still fetch high prices.)

Example

You purchase a wooden building that is 10 years and 6 months old.

Legal life of wooden building = 22 years = 264 months

10 years and 6 months = 126 months

264 months – 126 months x 0.8 = 163.2 months = 13 years

Therefore, the useful life of the wooden building you bought is considered to be 13 years.

The depreciation rate for a useful life of 13 years is 0.077.
(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/pdf/2100_02.pdf)

On November 15, 2023 you bought a building for 100 yen.

100 yen x 0.077 x 2 months (November and December of 2023) = 15.4 yen

You can include this 15.4 yen as a deductible expense in the calculation of your real estate income in 2023.

Journal entry

November 15, 2023 Building 100 yen / Cash 100 yen

December 31, 2023 Depreciation expense 15.4 yen / Building 15.4 yen

January 1, 2024 Building 84.6 yen / Principal deposit (元入金)84.6 yen 

減価償却費

あなたは土地と建物を買いました。そのうち建物については減価償却費を計上することができます。建物については月日が経てばだんだん価値が下がります。だから、その下がった価値を経費として計上することができます。

10,000,000円のマンションの投資用マンションを2023年に買って、1,200,000円の家賃収入を得ても、10,000,000円を2023年の経費に計上することはできません。

建物は何年間も使うものです。だから、何年間もかけて費用計上するということです。

どのような割合、速さで建物の価値が下がるかを計算するには、法定耐用年数を調べる必要があります。

法定耐用年数とは、建物の仮の寿命です。居住用の(つまり事務所として使うものではない場合)木造の建物の場合には耐用年数は22年です。

マンションなどの鉄骨鉄筋コンクリートの建物は法定耐用年数は47年間です。

22年とか47年経過すると、その建物の価値はゼロになるとみなします。(実際には建てられてから50年のマンションでも高い価格で売買されています)

あなたが、建築後10年6か月を経過した木造の建物を購入した場合。

木造建物の法定耐用年数=22年=264か月

10年6か月=126か月

264か月-126か月×0.8=163.2か月=13年

よって、あなたが買った木造建物の耐用年数は13年とみなされます。

耐用年数13年の場合の償却率は0.077と決まっています。
(https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/pdf/2100_02.pdf)

2023年11月15日にあなたは100円の建物を買いました。

100円×0.077×2か月=15.4円

この15.4円を2023年の不動産所得の計算で経費に計上できます。

仕訳

2023年11月15日  建物 100円 / 現金 100円

2023年12月31日  減価償却費 15.4円 / 建物 15.4円

2024年1月1日  建物 84.6円 / 元入れ金 84.6円

Accomplished 

akiyama(a)japan-law-tax.com  Tomohiko AKIYAMA

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